【看護師の転職】履歴書の封筒の書き方｜郵送時の注意点や手渡しの方法とは？

看護師が履歴書を提出する際に使用する封筒を一番最初に目にするのは、採用担当者です。採用担当者に好印象を持ってもらうには、適切な封筒の書き方や送り方を理解しておくことが大切です。

本記事では、転職を検討されている看護師に向けて、履歴書の封筒に書く内容や準備物などを詳しく解説します。郵送時・手渡し時に注意すべき点などもまとめていますので、ぜひ転職活動にお役立てください。

郵送であれ手渡しであれ、履歴書は汚れや破損を防ぐために封筒に入れることが基本です。

履歴書を入れる封筒は、角形4号（B5サイズ）もしくは角形2号（A4サイズ）で、白色のものを用意しましょう。茶封筒は、一般の文書に使用されるケースが多いため、履歴書であるとわかりやすく区別するためです。

履歴書は見開きでB4もしくはA3サイズになるタイプが多く、二つ折りにした状態で入る封筒がよいでしょう。また個人情報が記載されていることから、中身が透けない程度の厚みがあるものを選ぶことも大切です。

使用するペンは、受け取る相手や配達員が封筒の宛先を一目でわかるよう、太めかつ油性の黒ペンを使うことをおすすめします。

さらに、封筒には赤色で「履歴書在中」と記載するため、赤ペンまたは「履歴書在中」のスタンプも用意しておきましょう。

履歴書の書き方は、下記の記事で詳しく解説しています。あわせて確認しましょう。

関連記事：履歴書の書き方

ここでは、履歴書の封筒に書くべき項目や書き方について解説します。履歴書を入れる封筒の住所や宛名は一般的に縦書きであり、字の大きさや位置に気をつけつつ、封筒のサイズとのバランスを考慮しながら記入することが重要です。

各項目の書き方について見てみましょう。

住所は封筒の右端に書きます。基本は縦書きです。宛名より少し小さめに書くことがポイントです。

住所は漢数字を使用し、番地はハイフンではなく「〇丁目〇番〇号」と省略せずに記載しましょう。もし住所が長い場合は、区切りのよいところで改行し2行に分けても問題ありません。

2行目は、1行目の少し下から書き始めるとバランスがよくなります。封筒の右上に郵便番号も忘れずに記入しましょう。

宛名は、封筒の中央部分に記載します。全体のバランスを見ながら、住所よりも大きめに書きましょう。

病院名・施設名・クリニック名は、法人名を含めて省略せずに正式名称で記入します。担当部署名や採用担当者名を記載する際は、それぞれ改行し、施設名より少し左下の位置から記載してください。

なお、宛名の敬称には「様」「御中」を使用しますが、敬称は以下のように使い分ける必要があります。

• 宛先が担当者の場合：担当者名に「様」をつける
• 宛先が施設や部署の場合：宛名に「御中」をつける

宛先ごとに記載する敬称が異なる点に注意しましょう。

封筒の表面左下に赤ペンやスタンプを使い、「履歴書在中」と記入しましょう。履歴書であることが一目で分かり、ほかの郵便物に紛れてしまうことを防ぐことができます。

「履歴書在中」の文字は赤枠で囲みます。定規を使うと、より丁寧な印象に仕上がるのでおすすめです。

封筒の裏面左下に、自分の住所と氏名を記載します。表面と同様に、住所は省略せずに記載しましょう。郵便番号の枠がない場合は、住所の上に横書きで記入してください。

住所よりも氏名を大きく書くとバランスが整います。

看護師の履歴書を封筒に入れる際には、注意点が2つあります。

以下の手順を参考に、きちんと確認をしたうえで履歴書を提出しましょう。

履歴書や職務経歴書などの応募書類は、無色透明のクリアファイルにまとめて封筒に入れましょう。クリアファイルを使用することで、書類が折れたり汚れたりすることを防ぐことができます。

また、クリアファイルに入れる順番は、以下の通りです。

1. 添え状（送付状）
2. 履歴書（半分に折り、氏名がある側を上にする）
3. 職務経歴書
4. そのほかの書類（看護師免許証などの追加書類）

書類を持参する場合、添え状は不要です。看護師免許証はB4サイズのため、原寸大のコピーではファイルに入りません。

志望先の病院や施設から指示があればそれに従い、指示がなければ半分に折るか、A4サイズに縮小コピーして入れましょう。

郵送する場合は、のりで封をしたあと、閉じ口と封筒本体にまたがるよう「〆」印を記載します。「〆」印は、封書が志望先に届くまで開封されていないことを示すためのものです。

なお手渡しの場合には、封をのり付けする必要はありません。

履歴書を封筒に入れて郵送する際は、これからご紹介する3つの注意点を意識しましょう。

それぞれポイントを解説します。

履歴書を郵送する際は、添え状（送付状）を同封するのがマナーです。

添え状とは、誰から誰に対して、何の書類をどれだけ送ったのかを簡潔にまとめたものです。受け取った採用担当者が差出人や送付内容を把握しやすくなります。

添え状は、手書きでもパソコンでの作成でもどちらでも構いません。記載する内容は、日付・宛先・本文・差出人の住所・連絡先・氏名です。

本文には、冒頭に時候の挨拶を記載すると印象がよくなります。冒頭には「拝啓」、終わりには「敬具」と記載しましょう。

履歴書を郵送する場合は、志望先から伝えられた締切日を確認しておきましょう。

締切日には「必着」と「当日消印有効」の2種類があります。「必着」の場合は、締切日までに志望先に届いていなければなりません。郵送にかかる日数を逆算し、余裕をもって送付すると安心です。

締切日が「当日消印有効」の場合は、消印が期日内であれば、締切日に志望先に届いていなくても問題はありません。

履歴書を入れる封筒は、一般的に角形2号や角形4号サイズであり、定形外郵便物（規格内）となります。重量によっても料金が異なるため、事前に郵便料金を確認し間違いのないように切手を貼りましょう。

郵便料金は2024年10月1日（火）から変更されており、定形外郵便物（規格内）重量別の郵便料金は以下の通りです。

「規格内」とは、長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3cm以内かつ重量1kg以内のものを指しており、一般的に履歴書は規格内の定形外郵便で郵送できます。

もし郵便料金が不足していると、差出人に返送されたり受取先の病院が不足額を支払ったりしなければならないため注意が必要です。不安な方は、郵便局の窓口を利用するとよいでしょう。

志望先によっては、履歴書を面接時に持参するよう指定されることがあります。履歴書を持参する場合は、封筒への宛名書きや封は不要です。

履歴書を面接官に手渡す際は、封筒から中身を取り出し、封筒の上に重ね相手の見やすい向きにして両手で渡しましょう。受付で渡す場合は、封筒に入れたまま提出します。

どちらの場合も、「よろしくお願いいたします」と一言挨拶を添えることで印象がさらによくなるでしょう。

渡す相手が面接官でも受付でも、礼儀正しく誠実な態度を心がけることが大切です。

面接時のマナーは下記の記事で解説していますので、参考にしてくださいね。

関連記事：看護師面接で知っておきたいマナーとは？事前準備や当日の流れ、よくある疑問も解説

志望先の病院によっては履歴書の中身はもちろん、提出方法においてもビジネスマナーや人間性を判断している可能性があります。

せっかく応募書類をそろえても提出時の封筒に不備があれば、よくない印象を与えてしまうおそれもあるため、履歴書の提出時は細部まで配慮しましょう。

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